Ce que je fais de vos données

Aurore Hendrickx, sage-femme et consultante en lactation IBCLC, indépendante

Numéro d'entreprise (BCE) : 0805.586.681 · TVA : BE0805.586.681 · INAMI : 40896287002

Adresse du cabinet : Centre Pep's Périnat, avenue de Tervueren 412 boîte 8, 1150 Woluwe-Saint-Pierre

Contact pour toute question sur vos données : contact@auroresagefemme.com

Quand vous visitez ce site

Le site est hébergé par systeme.io, qui enregistre des données techniques de connexion (adresse IP, navigateur) nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité. systeme.io mesure aussi le nombre de visites de chaque page, ce qui me permet de voir quelles pages sont consultées ; ces statistiques sont globales et ne servent à aucune publicité. Les polices d'écriture sont chargées depuis Google Fonts, ce qui transmet votre adresse IP à Google. Je n'utilise ni Google Analytics, ni pixel publicitaire.

Sur les pages d'ateliers, le calendrier de réservation est fourni par Calendly, qui peut déposer ses propres cookies quand il s'affiche (voir plus bas).

Quand vous réservez et payez

Données : nom, prénom, adresse mail, réponses éventuelles au formulaire de réservation, date du rendez-vous ou de l'atelier ; données de paiement traitées directement par Stripe (je n'ai jamais accès à votre numéro de carte).

Outils : Calendly (ateliers et consultations en visio), Stripe (paiement), Rosa (rendez-vous au cabinet). Une automatisation (Make) ajoute vos coordonnées à mon carnet de contacts sur systeme.io et vous ouvre l'accès au replay de votre atelier. Je ne vous inscris à aucune newsletter sans votre accord.

Pourquoi : organiser votre rendez-vous ou votre atelier, vous envoyer les informations pratiques (lien de la visio, rappels, replay), gérer les paiements et les remboursements.

Base légale : l'exécution du service que vous avez réservé.

Durée : le temps de notre relation, puis jusqu'à 3 ans après notre dernier contact ; les factures et pièces comptables, 10 ans (obligation légale).

Quand vous consultez

Données : les informations nécessaires à votre accompagnement, dont des données de santé (votre grossesse, votre accouchement, votre allaitement, la santé de votre bébé), consignées dans votre dossier.

Où : je prends mes notes à la main sur une tablette (Boox) ; elles sont enregistrées en PDF non modifiable et synchronisées sur mon espace de stockage Microsoft OneDrive, protégé par mot de passe et double authentification.

Pourquoi : assurer votre suivi et la continuité de vos soins.

Base légale : les soins de santé et l'obligation légale de tenir un dossier patient (loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé). En tant que sage-femme, je suis tenue au secret professionnel.

Durée : la loi impose de conserver le dossier au moins 30 ans (et au maximum 50 ans) après le dernier contact.

Quand nous échangeons des messages

Vous pouvez me contacter par mail (Gmail), par WhatsApp ou par message Instagram. Ces services sont fournis par Google et Meta, qui appliquent leurs propres règles. Pour tout ce qui touche à votre santé, je vous recommande le mail plutôt qu'Instagram. Les informations utiles à votre suivi sont reportées dans votre dossier.

Pendant les ateliers en visio et les replays

Ce qui est enregistré : les ateliers ont lieu sur Google Meet et sont enregistrés pour vous permettre de les revoir. L'enregistrement peut contenir l'image, la voix et le prénom affiché des personnes présentes, ainsi que les questions posées.

Vos choix : vous pouvez suivre l'atelier caméra et micro coupés, modifier le nom affiché, et poser vos questions par écrit ou en message privé après l'atelier. Le partage d'images de bébés n'est jamais nécessaire.

Où et qui y accède : les replays sont mis en ligne dans mon espace en ligne (systeme.io). Seules les personnes inscrites à l'atelier, ou qui ont acheté le replay seul, y ont accès, avec leur adresse mail et un mot de passe personnel, pendant 3 mois (à partir de l'atelier, ou de l'achat pour le replay seul). Pour gérer ces accès, une automatisation (Make) garde votre prénom, votre adresse mail, l'atelier concerné et les dates d'accès dans une base de données hébergée dans l'Union européenne. Elle vous envoie un mail à mi-parcours et une semaine avant la fin de l'accès, puis retire l'accès automatiquement.

Base légale : l'exécution du service (le replay fait partie de l'atelier), et votre accord pour apparaître dans l'enregistrement, donné à l'inscription.

Durée : à la fin des 3 mois, votre accès est retiré, puis l'enregistrement est supprimé. Seul le plus récent peut être conservé jusqu'à l'atelier suivant, pour les personnes qui achètent le replay seul.

Quand vous suivez une formation pour les professionnel·le·s

Données : nom, prénom, adresse mail, profession, informations de facturation éventuelles (nom de la structure, numéro de TVA), et votre numéro de téléphone si vous rejoignez le groupe d'échange.

Outils : Google Forms (formulaire d'inscription), le formulaire « Me tenir au courant des prochaines dates » de mon site, Gmail (échanges et envoi de la facture), Google Meet (formation en direct), systeme.io (espace formation où se trouvent les replays), WhatsApp (groupe d'échange, facultatif). Le paiement se fait par virement : je vois donc le nom du compte et la communication du virement.

Pourquoi : organiser la formation, vous facturer, vous envoyer les supports, le replay et votre attestation de participation, animer le groupe d'échange si vous le rejoignez.

Base légale : l'exécution du service que vous avez acheté ; votre accord pour le groupe d'échange et pour la liste d'attente.

Enregistrement : la formation est enregistrée sur Google Meet ; le tour de présentation est retiré du replay. Vous pouvez suivre la formation caméra et micro coupés et modifier le nom affiché. Pendant 1 mois, le replay de chaque matinée n'est accessible qu'aux personnes inscrites à la session. Ensuite, il peut être conservé et proposé à d'autres professionnel·le·s qui achètent la formation en replay.

Groupe WhatsApp : vous le rejoignez vous-même grâce au lien d'invitation de votre espace formation ; votre numéro et votre nom sont alors visibles par les autres membres. Vous pouvez quitter le groupe à tout moment.

Questionnaire de satisfaction : après la formation, je vous envoie un questionnaire anonyme (Google Forms). Si vous l'acceptez dans le questionnaire, votre commentaire peut être cité sans aucun nom pour présenter la formation.

Liste « prochaines dates » : si vous laissez votre adresse sur la page « Me tenir au courant des prochaines dates », une automatisation (Make) enregistre votre prénom et votre adresse mail dans mon carnet de contacts (systeme.io) et vous envoie un mail de confirmation depuis mon adresse Gmail. Votre profession, et votre demande éventuelle d'une place qui se libère, me sont transmises par mail. Je vous écris uniquement au sujet de mes formations et masterclass destinées aux professionnel·le·s. Les demandes reçues auparavant via Google Forms sont traitées de la même façon.

Base légale : votre accord, donné en cochant la case du formulaire.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment, en répondant à l'un de mes mails ou avec le lien de désinscription présent dans mes envois. Je garde votre adresse jusqu'à votre désinscription, et au maximum 3 ans après votre dernière demande ou notre dernier échange.

Durée : le temps de la formation et de nos échanges, puis jusqu'à 3 ans après notre dernier contact ; les factures et pièces comptables, 10 ans.

Quand vous vous inscrivez à une masterclass

Données : nom, prénom, adresse mail et, si vous les indiquez, vos informations de facturation (nom de la structure, numéro de TVA) ; données de paiement traitées directement par Stripe (je n'ai jamais accès à votre numéro de carte).

Outils : Stripe (paiement et facture) ; une automatisation (Make) vous envoie le mail de confirmation depuis mon adresse Gmail et ajoute votre adresse à mon carnet de contacts (systeme.io), pour les rappels et l'accès au replay ; Google Meet (masterclass en direct) ; systeme.io (mails de rappel et espace formation où se trouve le replay) ; Google Forms (questionnaire de satisfaction anonyme).

Pourquoi : organiser la masterclass, vous facturer, vous envoyer le lien, les rappels et l'accès au replay.

Base légale : l'exécution du service que vous avez acheté.

Enregistrement : la masterclass est enregistrée sur Google Meet. Vous pouvez la suivre caméra et micro coupés, modifier le nom affiché et poser vos questions par écrit. Le replay n'est accessible qu'aux personnes inscrites, avec leur adresse mail et un mot de passe personnel, jusqu'à la date indiquée sur la page de la masterclass. Votre accès est ensuite retiré.

Votre adresse est aussi ajoutée à ma liste d'information sur mes formations et masterclass destinées aux professionnel·le·s. Vous pouvez vous en désinscrire à tout moment, en répondant à l'un de mes mails ou avec le lien de désinscription présent dans mes envois.

Durée : le temps de la masterclass et de l'accès au replay, puis jusqu'à 3 ans après notre dernier contact ; les factures et pièces comptables, 10 ans.

Quand vous vous inscrivez sur la liste d'attente des consultations

Données : votre prénom, votre adresse mail, la liste choisie (cabinet, visio ou les deux) et la date de votre inscription.

Outils : une automatisation (Make) enregistre ces informations dans une base de données Make, hébergée dans l'Union européenne. Quand une consultation est annulée, Make vous envoie le mail d'alerte depuis mon adresse Gmail. Pour savoir qu'un créneau s'est libéré, ou que vous avez réservé, l'automatisation lit les notifications d'annulation et de réservation de Calendly et de Rosa.

Pourquoi : vous prévenir dès qu'une place se libère, sur la liste que vous avez choisie.

Base légale : votre accord, donné en cochant la case du formulaire.

Durée : 1 mois après votre inscription. Vous êtes retiré·e de la liste plus tôt si vous réservez une consultation, ou dès que vous cliquez sur « Me retirer de la liste » en bas de chaque mail.

Quand vous offrez ou recevez un bon cadeau

Données : le nom et l'adresse mail de la personne qui achète le bon ; le prénom de la personne qui le reçoit, et son adresse mail si le bon lui est envoyé directement ou quand elle l'utilise ; le code du bon et ses dates (achat, date limite, utilisation).

Outils : Stripe (paiement) ; une automatisation (Make) enregistre ces informations dans une base de données hébergée dans l'Union européenne, crée le lien de réservation et envoie les mails depuis mon adresse Gmail ; Calendly (réservation de la date). Chaque matin, l'automatisation regarde les réservations faites avec un bon et, si de nouvelles dates d'atelier sont publiées, prévient les personnes dont le bon n'a pas encore servi.

Pourquoi : envoyer le bon cadeau et le lien de réservation, prévenir des nouvelles dates, et vérifier que chaque bon n'est utilisé qu'une fois.

Base légale : l'exécution du service acheté.

Durée : jusqu'à la fin de la validité du bon, puis comme pour les autres réservations (jusqu'à 3 ans après notre dernier contact) ; les pièces comptables, 10 ans.

Ma comptabilité

Mes factures et pièces comptables sont transmises à mon cabinet comptable, T&V Partners, et conservées 10 ans, comme la loi l'impose.